Hilfe ein Meeting, stöhnt so mancher Mitarbeiter. Doch noch mehr stöhnen die Leute, die das organisieren und dafür Sorge tragen, dass etwas sinnvolles dabei herauskommt. Also lange Vorberitungszeiten und viel Stress? Mitnichten! Effiziente Meetings kann man auch ganz spontan organisieren – die Teilnehmer müssen nur ein gemeinsames Ziel haben und sehen, dass etwas dabei herauskommt – wie man am Beispiel der Spanish Revolution diesem Jahr sah.
Besprechungen sind aus dem Arbeitsalltag der meisten Büroarbeiter nicht wegzudenken: Bestimmte Mitarbeiter kommen zusammen, um – meist unter Teilnahme des Vorgesetzten – arbeitsbezogene Probleme oder sonstige Themen zu diskutieren.
Häufig jedoch sind die Teilnehmer nachher unzufrieden: „Mal wieder Stunden in sinnlosen Meetings vergeudet und die eigentliche Arbeit bleibt liegen“ – so denken viele Mitarbeiter. Meistens liegt dies daran, dass die Besprechung schlecht vorbereitet oder unprofessionell geleitet wurde. Wie es besser geht, lesen Sie hier.
Schritt 1: Muss das wirklich sein?
Prüfen Sie, ob die Sitzung wirklich erforderlich ist. Gibt es eventuell andere Wege (zum Beispiel per E-Mail-Abstimmung), um das Problem zu lösen? Die Frage der Güte lautet hier stets: Rechtfertigen die anstehenden Fragen, Themen oder Aufgaben den Aufwand für eine Besprechung?
Schritt 2: Das Thema richtig wählen
Legen Sie Thema, Termin, Teilnehmerkreis und Tagesordnung geschickt fest. Sofern Klarheit darüber besteht, dass das Problem oder Thema nur durch eine Besprechung zu lösen ist, müssen der Teilnehmerkreis und der Termin bestimmt werden.
Laden Sie dazu rechtzeitig ein, und zwar nur die Personen, die für das Thema wirklich wichtig beziehungsweise notwendig sind. Legen Sie die Uhrzeit geschickt fest: morgens für Kreatives, abends für Strittiges (denn abends kommt es meist schneller zur Einigung, weil alle nach Hause wollen).
Schritt 3: Das Thema eingrenzen
Definieren Sie das Thema der Besprechung genau. Formulieren Sie am besten aktivisch, das heißt, das Thema sollte stets ein Verb beinhalten. Noch besser ist es, wenn Sie das Thema als Frage formulieren: „Sollen wir das Produkt XY im Markt einführen?“ Je eingegrenzter das Thema ist, desto höher der Besprechungserfolg.
Legen Sie nun die Tagesordnung fest – es darf keine Besprechung ohne Tagesordnung geben – und konzentrieren Sie sich dabei auf wenige Punkte. Sortieren Sie die Tagesordnungspunkte nach Bedeutung (das wichtigste Thema zuerst) und vermeiden Sie solche, auf die sich die Teilnehmer nicht vorbereiten können (wie etwa „Diverses“ oder „Sonstiges“).
Stellen Sie den Teilnehmern rechtzeitig vorher alle relevanten Informationen zur Verfügung. Außerdem sollten Sie einen genauen Zeitrahmen festlegen – und sich auch daran halten.
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