Das Meeting ist vorbei, Sie haben fleißig mitgeschrieben – doch nun beginnt der nervigste Teil Ihrer Arbeit – zumindest für die meisten Protokollanten ist er das: Sie müssen das Protokoll am Computer ins reine schreiben. Dabei ist das gar nicht so schwierig, wenn Sie einige Punkte beachten.
Schritt 7: Verfassen Sie das eigentliche Protokoll
Am besten ist es, Sie gehen diese Aufgabe gleich an, denn so haben Sie den Verlauf noch frisch im Kopf und können eventuelle Lücken in der Mitschrift durch Ihr Gedächtnis ausgleichen.
Erfahrene Protokollanten reservieren sich im Kalender unmittelbar im Anschluss an eine Besprechung oder Sitzung ausreichend Zeit für die Anfertigung des Protokolls. Je ausführlicher und präziser Ihre Mitschrift war, desto leichter tun Sie sich nun.
Das sollten Sie beim Schreiben beachten
Allgemein gilt: Fassen Sie sich kurz, und bemessen Sie die Ausführlichkeit Ihrer Niederschrift nach der Wichtigkeit des Beitrags oder Themas. Und: Die Protokollsprache hat einige Besonderheiten, die Sie berücksichtigen sollten:
- Schreiben Sie in einem sachlich-distanzierten Stil.
- Interpretationen oder Wertungen sind nicht erwünscht (Anders als beim Memo!)
- Verzichten Sie auf Überleitungen zwischen den Tagesordnungs punkten.
- Schreiben Sie beim Verlaufsprotokoll in der Gegenwartsform, beim Ergebnisprotokoll entweder in der Gegenwarts- oder ersten Vergangenheitsform (»sagte«).
- Stichwortartige Aufzählungen sind bei weniger bedeutenden Themen möglich.
- Kennzeichnen Sie Redebeiträge deutlich, wie zum Beispiel: »Herr Messerschmidt führt aus, erklärt, erläutert, verspricht, sagt zu, betont, widerspricht …«
- Stellen Sie längere Redebeiträge in indirekter Rede/im Konjunktiv dar (»Laut Frau Sauer würde eine Erhöhung …«).
- Geben Sie wichtige Passagen – wie etwa Anträge oder Beschlüsse – wörtlich und mit Kennzeichnung durch Anführungszeichen wieder.
- Verzichten Sie nur bei unwesentlichen Beiträgen auf Namen (»Es wurde hervorgehoben …«).
- Beziehen Sie Fragen in die Antworten ein (»Auf die Frage, ob man auch … erklärte Dr. Kleine …«).
Schritt 8: Lassen Sie das Protokoll freigeben
Geben Sie Ihr Protokoll dem Sitzungsleiter zum Gegenlesen. Sofern keine Einwände bestehen, kann es nun von ihm und Ihnen unterzeichnet werden.
Schritt 9: Verteilen Sie das Protokoll
Je nach festgelegtem Verfahren, erstellen Sie jetzt Papierkopien oder versenden das Protokoll per E-Mail. Achten Sie darauf, dass Sie alle erwähnten Anlagen (Anträge, Beschlüsse, Folien, Pläne) beifügen.
Legen Sie einen unterschriebenen Ausdruck des Protokolls zusammen mit Ihrer Mitschrift ab.
Autor: Professor Dr. Martin-Niels Däfler
Martin-Niels Däfler studierte BWL in Adelaide/Australien und an der Universität Würzburg, wo er 1997 promovierte. Seitdem ist er als selbstständiger Kommunikations-/Marketingberater und Trainer tätig – zu seinen Kunden zählen sowohl große als auch mittelständische Unternehmen sowie zahlreiche Verbände und Akademien. Seit 2010 lehrt Däfler an der FOM Hochschule für Oekonomie & Management in Frankfurt/Main im Fachbereich Allgemeine Betriebswirtschaftslehre und Marketing. Sein Wissen und seine Erfahrungen hat er in 11 Büchern und über 30 Fachartikeln dokumentiert; als regelmäßiger Kolumnist schreibt er - neben berufebilder.de - für die SparkassenZeitung.
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