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In 7 Schritten eine E-Mail schreiben (Teil 1)

Aber natürlich ist es auch andersherum wichtig, dass Sie die Empfänger Ihrer E-Mails ebenfalls nicht stöhnen, wenn diese E-Post von Ihnen erhalten. Wie das geht, erfahren Sie nun.

Schritt 1: Machen Sie den Güte-Test

Fragen Sie sich, ob der Empfänger Ihre E-Mail wirklich benötigt. Ob es tatsächlich erforderlich ist, eine E-Mail zu versenden oder nicht, kann man ganz einfach mit der sogenannten „Stockwerksfrage“ klären: Würden Sie diese E-Mail auch dann noch abschicken, wenn Sie sie ausdrucken und zu Fuß drei Stockwerke höher auf den Tisch des Empfängers legen müssten?

Falls Sie diese Frage nicht aus vollem Herzen bejahen können, spricht viel dafür, dass die E-Mail eigentlich unnötig ist. Dann sollten Sie es lassen. Überlegen Sie zudem, ob eine E-Mail überhaupt das richtige Medium für Ihre Nachricht ist oder ob nicht andere Formate (Brief, Anruf, Fax) eher für Ihr Anliegen geeignet wären.

Privacy Schützen

Bevor Sie eine E-Mail verfassen, sollten Sie prüfen, ob es sich um vertrauliche oder persönliche Informationen handelt. Wenn ja: Sehen Sie davon ab, diese per E-Mail zu versenden. Sie wissen nie, welchen Weg eine E-Mail nimmt. Mit wenigen Mausklicks ist diese weitergeleitet und landet eventuell bei Empfängern, für die der Inhalt nicht bestimmt ist.

Schritt 2: Formulieren Sie eine eindeutige und aussagekräftige Betreffzeile

Dies ist die wichtigste und für manchen auch schwierigste Aufgabe beim Schreiben von E-Mails: Mit wenigen Worten auszudrücken, worum es geht. Das erste, was der Empfänger liest, ist die Betreffzeile. Diese und der Name des Absenders sind die beiden bedeutendsten Kriterien für den Empfänger, um die Wichtigkeit einer Mail zu beurteilen.

Zudem gilt: Je aussagekräftiger die Betreffzeile ist, desto einfacher hat es der Empfänger, die Kerninhalte der Nachricht auf einen Blick zu erfassen; und desto leichter fällt es, die Mail zu archivieren beziehungsweise im Bedarfsfall in einem Verzeichnis wieder zu finden.

Je länger, desto präziser

Deshalb: Schreiben Sie eine lange Betreffzeile – je länger der Betreff ist, desto präziser können Sie den Empfänger informieren. Also zum Beispiel statt „Bestellung“ wäre besser „Offene Punkte zur Bestellung vom 23.02.2010“.

Verwenden Sie, wenn möglich, Verben – so wird deutlicher, worum es geht. Also statt „Versandbestätigung“ schreiben Sie „Ihre Bestellung vom 11.02.2010 wurde versandt“. Erwähnen Sie zudem in der Betreffzeile – dort, wo es sinnvoll ist –, was der Empfänger zu tun hat („Zur Info“, „Mit der Bitte um Erledigung“) und welche Dringlichkeit Ihre E-Mail besitzt.

Betreff wie Datei-Pfad

Der beste Tipp zum Schluss: Versuchen Sie, Ihre Betreffzeilen wie Datei- oder Verzeichnisnamen aufzubauen. Gliedern Sie dabei in deduktiver Form, das heißt: Nennen Sie zunächst das Allgemeine und dann das Besondere. Benutzen Sie zur Abtrennung den Schrägstrich „/“ oder die Pfeiltaste „>“.

Das könnte dann zum Beispiel so aussehen: „Weiterbildung Azubis > Seminar ‚Karriereführerschein’ > Bitte um Terminvorschläge“.